Saveti za obuku osoblja na recepciji u medicinskim ordinacijama

Medicinski recepcionari rade na recepciji medicinskih kancelarija i odgovaraju na telefone, pozdravljaju pacijente i rukovode pisanim i elektronskim komunikacijama. Pročitajte kako treba da se ponašaju šta treba da znaju.

Recepcionari u medicinskim ordinacijama se razlikuju od nemedicinskih recepcionara jer moraju da se bave pacijentima, a ne mušterijama. Kroz efikasne metode obuke, recepcionari u medicinskim ordinacijama razvijaju neophodne veštine za rešavanje užurbane atmosfere u kojoj rade.

Stavite pacijente na prvo mesto!

Obučite svoje osoblje na recepciji da odmah pozdravi pacijente koji uđu na ulazna vrata, čak i ako su usred nečega. Jednostavno „Zdravo, dolazim odmah“ dovoljno je ako su zauzeti pomaganjem drugom pacijentu. Ovo omogućava pacijentu koji dolazi do znanja da ste svesni njegovog/njenog prisustva.
Takođe, prijateljski ton i uslužan stav na telefonu će uveliko doprineti tome da se pacijenti osećaju kao da želite da im pomognete i da vam ne stvaraju neprijatnosti.

Dokumentujte svoja očekivanja.

Iako je sjajno ako imate zaposlenog na recepciji sa sjajnim zvezdama koji je uvek na vrhuncu stvari koje obavlja, izuzetno ljubazan i voljen od svih, neće vam mnogo pomoći da imate još nekoliko ljudi koji igraju po sopstvenim pravilima. Vaša medicinska praksa bi trebalo da drži osoblje recepcije dosledan skup očekivanja. Dokumentujte šta očekujete i neka se novi zaposleni obučavaju prema tom priručniku.

Razoružajte ljute pacijente

Vaše osoblje na recepciji treba da bude posebno upućeno u to šta da radi sa ljutim pacijentima. Iako vaši zaposleni ne zaslužuju da se prema njima loše postupa, prva linija odbrane treba da bude razumevanje i saosećanje sa pacijentom. Imajte na umu da pacijent može imati jak bol koji može promeniti njegovo/ona ponašanje. Ponekad dopuštanje pacijentu da pobedi u svađi ili samo da oduška može da ublaži napetu situaciju, ali obavestite svoje osoblje da imaju vašu podršku ako situacija postane preteća, i budite sigurni da imate proceduru ako postane opasna. Ljuti pacijenti ostavljaju loše komentare , a kako da rešite problem loših komentara pročitajte ovde.
4 najbolja načina za rukovanje negativnim recenzijama pacijenata

Sprovedite strategije upravljanja vremenom

Vaše osoblje na recepciji odgovara na telefone, prijavljuje (i odjavljuje) pacijente, zakazuje termine i obrađuje papirologiju, samo da navedemo nekoliko zadataka. Uverite se da imaju informacije koje su im potrebne i odgovarajuću količinu vremena da efikasno i efikasno obavljaju svoj posao. Na primer, trebalo bi da znaju koliko dugo traje svaka vrsta termina i kako da zakažu hitne slučajeve kako bi mogli da rezervišu u skladu sa tim i minimiziraju vreme čekanja pacijenata.

Ponovo procenite i/ili preraspodelite radna opterećenja ako izgledaju preopterećeni, pod stresom ili ne mogu da prate sve svoje zadatke.
Zapamtite, glavni prioritet vašeg osoblja na recepciji je promovisanje pozitivnog imidža za vašu praksu.

Formalna obuka

Najveći deo obuke recepcionara u medicinskoj ordinaciji obavlja se na radnom mestu, ali neki poslodavci mogu zahtevati od recepcionara da prođu formalnu obuku pre zapošljavanja. Ovo uključuje završetak dvogodišnjeg pridruženog stepena ili jednogodišnjeg programa sertifikata kroz kurs ili tehničku školu. Učenje uključuje medicinsku terminologiju, šifriranje medicinskog osiguranja i procedure medicinske ordinacije. Ako lekar redovno vodi intervjue, recepcioneru će možda biti potrebna dodatna obuka o tome kako da postupa sa zahtevima medija i intervjuima.

Imenovati trenera

Menadžer medicinske ordinacije obično dobija odgovornost za obuku medicinskih recepcionara. Menadžer to postiže tako što se novozaposleni recepcioner sastaje sa lekarima, medicinskim sestrama i drugim osobljem i obilazi ordinaciju.

Menadžer takođe priprema pisani priručnik za obuku koji objašnjava politiku, procedure, bonton, istoriju i očekivanja od posla, koji se daje novom recepcioneru. Menadžer može da sedne sa novim zaposlenim da pregleda priručnik ili da ga zaposleni pročita u slobodno vreme.

Odredite ulogu recepcionera

U okviru parametara kancelarijskih politika i procedura, menadžer medicinske ordinacije treba da utvrdi ulogu medicinskog recepcionara. Menadžer kancelarije obučava zaposlenog tako što mu ukazuje na različite tipove pacijenata sa kojima će se zaposleni susresti, kao što su starije osobe koje su bolesne ili slabog sluha i besni pacijenti.
Menadžeri objašnjavaju druge prioritete, kao što su arhiviranje medicinskih kartona, snimanje uplata u računar. Menadžer kancelarije takođe može da obezbedi listu drugih lekara, tako da se pacijenti upućuju drugim lekarima ako termin nije dostupan.

Održavajte redovne sastanke

Menadžer kancelarije i osoblje mogu zakazati nedeljne ili mesečne sastanke sa recepcionerom kako bi pojačali obuku literaturom ili vizuelnim prezentacijama, identifikovali probleme i razvili plan za rešavanje nedostataka. Novi recepcionari su skloni osećaju preopterećenosti ili uznemirenosti tokom prvog meseca zaposlenja.
Menadžeri kancelarija moraju da uvere svoje zaposlene da će se ova osećanja raspršiti kako budu stekli iskustvo na poslu. Menadžeri kancelarija takođe mogu dodeliti drugog medicinskog recepcionara u kancelariji da deluje kao mentor novog zaposlenog.

Dodaj komentar